กระบวนการจัดทำรายงานความยั่งยืน
เป็นที่ทราบกันดีว่า เมื่อพูดถึงกรอบการจัดทำรายงานความยั่งยืนซึ่งเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางนั้น หนีไม่พ้นที่จะพูดถึงองค์การแห่งความริเริ่มว่าด้วยการรายงานสากล (GRI) ซึ่งเป็นองค์กรอิสระ ก่อตั้งขึ้นโดยเครือข่าย Ceres (ออกเสียงว่า “series”) และสำนักงานโครงการสิ่งแวดล้อมแห่งสหประชาชาติ (UNEP) ในรูปของโครงการระหว่างปี 2540 ถึงกลางปี 2545 มีสำนักงานอยู่ที่เมืองอัมสเตอร์ดัม ประเทศเนเธอร์แลนด์
GRI ทำงานในลักษณะเครือข่ายที่มีผู้มีส่วนได้เสียมากกว่า 30,000 ราย และมีผู้มีส่วนได้เสียภาคองค์กร (Organizational Stakeholders) ทั่วโลกมากกว่า 600 องค์กรทั้งในภาคธุรกิจเอกชน ภาครัฐ ภาคประชาสังคม ภาคการศึกษา รวมทั้งสมาคมการค้าต่าง ๆ ช่วยเหลือร่วมมือกันพัฒนากรอบและแนวปฏิบัติในการจัดทำรายงานความยั่งยืน
กรอบการรายงานความยั่งยืนที่ประกอบด้วยแนวปฏิบัติหลัก หรือ Core Guidelines สำหรับการจัดทำรายงานความยั่งยืน ได้ถูกเผยแพร่เป็นครั้งแรกในปี 2543 เรียกว่า ฉบับ G1 ได้มีการปรับปรุงเป็นฉบับ G2 (พ.ศ.2545) ฉบับ G3 (พ.ศ.2549) ฉบับ G3.1 (พ.ศ.2554) และฉบับ G4 (พ.ศ.2556) จนกระทั่งในปี พ.ศ.2559 GRI ได้ยกระดับแนวทางการรายงานแห่งความยั่งยืน เป็น “มาตรฐานการรายงานแห่งความยั่งยืน” หรือ “Sustainability Reporting Standards”
ปฏิทินการดำเนินงาน 5 ระยะตามข้อแนะนำของ GRI
GRI แนะนำให้องค์กรผู้จัดทำรายงาน พัฒนากระบวนการรายงานเป็น 5 ระยะ โดยมีรายละเอียดในแต่ละระยะอย่างสังเขป ดังนี้
PREPARE - เป็นขั้นของการเตรียมการภายในองค์กร ซึ่งกิจการอาจมีการปรึกษาหารือกับผู้เชี่ยวชาญภายนอกได้ แต่จุดมุ่งหมายหลักคือการปรับวางกระบวนภายในให้พร้อมเริ่มต้น ด้วยความเข้าใจและสามารถระบุถึงแง่มุมที่สำคัญสุดขององค์กรในด้านเศรษฐกิจ สังคม และสิ่งแวดล้อม
CONNECT - เป็นขั้นของการพูดคุยหารือกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งในและนอกองค์กรต่อเรื่องที่ได้เลือกมารายงาน อันนำไปสู่การกำหนดเนื้อหาของรายงานและการจัดเตรียมระบบที่ให้ได้มาซึ่งเนื้อรายงาน ในขั้นตอนนี้ กิจการจำต้องสามารถที่จะระบุตัวผู้มีส่วนได้เสียหลักๆ ทั้งในและนอกองค์กร เพื่อขอความเห็นประกอบการตัดสินใจต่อการจัดทำรายงานที่เหมาะสม
DEFINE - เป็นขั้นของการกำหนดเป้าประสงค์และเนื้อหารายงาน ซึ่งอาจมีการปรับกระบวนการภายใน ให้เอื้อต่อการจัดทำรายงาน หลังจากที่ได้รับฟังเสียงสะท้อนในองค์กรและข้อแนะนำจากภายนอก รวมถึงการพิจารณาเพิ่มเติมตัวชี้วัดสำหรับการรายงานในระยะต่อไป
MONITOR - เป็นขั้นของการติดตามเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต่อการรายงานตามตัวชี้วัดที่กำหนด ข้อมูลที่ได้ต้องมีคุณภาพและความถูกต้องน่าเชื่อถือ มีวิธีการและการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ประสิทธิภาพ ซึ่งขั้นตอนนี้จะทอดระยะเวลานานสุดและดำเนินไปได้ไม่สิ้นสุด
REPORT - เป็นขั้นของการลงมือเขียนรายงาน ที่เริ่มจากการพิจารณารูปแบบและช่องทางของการรายงาน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสียกลุ่มต่างๆ ได้รับรายงานกันอย่างทั่วถึง โดยโครงสร้างของตัวรายงานนั้นไม่มีแบบที่ตายตัว ขึ้นอยู่กับบุคลิกของแต่ละองค์กร อย่างไรก็ดี ในคู่มือของ GRI ได้ให้คำแนะนำสำหรับการวางโครงสร้างไว้เป็นแนวทางเบื้องต้นด้วย
ในกระบวนการรายงานของ GRI ได้คำนึงถึงวิธีการวางแผนและนำไปผนวกให้เกิดการเข้าถึง และทวีคุณค่าของการจัดทำรายงานที่ถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการ (Process) มากกว่าการกำหนดให้เป็นเพียงโครงการ (Project) ที่มุ่งหวังเพียงแค่เอกสารรายงานขั้นสุดท้ายเท่านั้น
GRI ทำงานในลักษณะเครือข่ายที่มีผู้มีส่วนได้เสียมากกว่า 30,000 ราย และมีผู้มีส่วนได้เสียภาคองค์กร (Organizational Stakeholders) ทั่วโลกมากกว่า 600 องค์กรทั้งในภาคธุรกิจเอกชน ภาครัฐ ภาคประชาสังคม ภาคการศึกษา รวมทั้งสมาคมการค้าต่าง ๆ ช่วยเหลือร่วมมือกันพัฒนากรอบและแนวปฏิบัติในการจัดทำรายงานความยั่งยืน
กรอบการรายงานความยั่งยืนที่ประกอบด้วยแนวปฏิบัติหลัก หรือ Core Guidelines สำหรับการจัดทำรายงานความยั่งยืน ได้ถูกเผยแพร่เป็นครั้งแรกในปี 2543 เรียกว่า ฉบับ G1 ได้มีการปรับปรุงเป็นฉบับ G2 (พ.ศ.2545) ฉบับ G3 (พ.ศ.2549) ฉบับ G3.1 (พ.ศ.2554) และฉบับ G4 (พ.ศ.2556) จนกระทั่งในปี พ.ศ.2559 GRI ได้ยกระดับแนวทางการรายงานแห่งความยั่งยืน เป็น “มาตรฐานการรายงานแห่งความยั่งยืน” หรือ “Sustainability Reporting Standards”
ปฏิทินการดำเนินงาน 5 ระยะตามข้อแนะนำของ GRI
GRI แนะนำให้องค์กรผู้จัดทำรายงาน พัฒนากระบวนการรายงานเป็น 5 ระยะ โดยมีรายละเอียดในแต่ละระยะอย่างสังเขป ดังนี้
PREPARE - เป็นขั้นของการเตรียมการภายในองค์กร ซึ่งกิจการอาจมีการปรึกษาหารือกับผู้เชี่ยวชาญภายนอกได้ แต่จุดมุ่งหมายหลักคือการปรับวางกระบวนภายในให้พร้อมเริ่มต้น ด้วยความเข้าใจและสามารถระบุถึงแง่มุมที่สำคัญสุดขององค์กรในด้านเศรษฐกิจ สังคม และสิ่งแวดล้อม
CONNECT - เป็นขั้นของการพูดคุยหารือกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งในและนอกองค์กรต่อเรื่องที่ได้เลือกมารายงาน อันนำไปสู่การกำหนดเนื้อหาของรายงานและการจัดเตรียมระบบที่ให้ได้มาซึ่งเนื้อรายงาน ในขั้นตอนนี้ กิจการจำต้องสามารถที่จะระบุตัวผู้มีส่วนได้เสียหลักๆ ทั้งในและนอกองค์กร เพื่อขอความเห็นประกอบการตัดสินใจต่อการจัดทำรายงานที่เหมาะสม
DEFINE - เป็นขั้นของการกำหนดเป้าประสงค์และเนื้อหารายงาน ซึ่งอาจมีการปรับกระบวนการภายใน ให้เอื้อต่อการจัดทำรายงาน หลังจากที่ได้รับฟังเสียงสะท้อนในองค์กรและข้อแนะนำจากภายนอก รวมถึงการพิจารณาเพิ่มเติมตัวชี้วัดสำหรับการรายงานในระยะต่อไป
MONITOR - เป็นขั้นของการติดตามเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต่อการรายงานตามตัวชี้วัดที่กำหนด ข้อมูลที่ได้ต้องมีคุณภาพและความถูกต้องน่าเชื่อถือ มีวิธีการและการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ประสิทธิภาพ ซึ่งขั้นตอนนี้จะทอดระยะเวลานานสุดและดำเนินไปได้ไม่สิ้นสุด
REPORT - เป็นขั้นของการลงมือเขียนรายงาน ที่เริ่มจากการพิจารณารูปแบบและช่องทางของการรายงาน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสียกลุ่มต่างๆ ได้รับรายงานกันอย่างทั่วถึง โดยโครงสร้างของตัวรายงานนั้นไม่มีแบบที่ตายตัว ขึ้นอยู่กับบุคลิกของแต่ละองค์กร อย่างไรก็ดี ในคู่มือของ GRI ได้ให้คำแนะนำสำหรับการวางโครงสร้างไว้เป็นแนวทางเบื้องต้นด้วย
ในกระบวนการรายงานของ GRI ได้คำนึงถึงวิธีการวางแผนและนำไปผนวกให้เกิดการเข้าถึง และทวีคุณค่าของการจัดทำรายงานที่ถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการ (Process) มากกว่าการกำหนดให้เป็นเพียงโครงการ (Project) ที่มุ่งหวังเพียงแค่เอกสารรายงานขั้นสุดท้ายเท่านั้น
